Ogłoszenie o dialogu technicznym poprzedzającym ogłoszenie postępowania w sprawie wyboru wykonawcy usług wsparcia projektu pn. Budowa, uruchomienie i rozwój Centrów Usług Wspólnych

Departament Budżetu i Efektywności Finansowej Ministerstwa Sprawiedliwości (zwany dalej Zapraszającym lub DB) informuje, że prowadzi dialog techniczny poprzedzający udzielenie zamówienia publicznego, którego przedmiotem będzie wsparcie projektu pn. Budowa, uruchomienie i rozwój Centrów Usług Wspólnych.

Do zadań Wykonawcy należeć będzie:

• przygotowanie projektu CUW,
• wsparcie Zamawiającego w budowie CUW,
• wsparcie w modyfikacji ZSRK dla potrzeb CUW,
• wsparcie we wdrożeniu i funkcjonowaniu CUW.

Wszystkie podmioty zainteresowane uczestniczeniem w przedsięwzięciu, posiadające doświadczenie w pracach będących przedmiotem zamierzonego zamówienia publicznego i zainteresowane udziałem w dialogu technicznym są proszone o zgłoszenie tego zamiaru wraz z podaniem wszystkich informacji znajdujących się we wniosku stanowiącym załącznik do niniejszego zaproszenia.

1. Nazwa i adres Zapraszającego
Ministerstwo Sprawiedliwości
Departament Budżetu i Efektywności Finansowej
Al. Ujazdowskie 11
00-950 Warszawa

2. Uczestnicy dialogu technicznego

Uczestnikami dialogu technicznego mogą być podmioty, które w ciągu ostatnich pięciu lat przed dniem złożenia wniosku, w należyty sposób wykonały co najmniej 2 zamówienia polegające na przygotowaniu i wsparciu projektu zakładającego centralizację procesów finansowych i księgowych w rozproszonej strukturze obejmującej co najmniej 50 jednostek, przy wykorzystaniu narzędzi klasy ERP, o wartości co najmniej 5.000.000 zł (bez kosztów modyfikacji systemów informatycznych).

3. Przedmiot dialogu technicznego

Zapraszający zamierza przeprowadzić postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, którego przedmiotem będzie wsparcie projektu pn. Budowa, uruchomienie i rozwój Centrów Usług Wspólnych.

Projekt CUW zakłada zmianę tradycyjnego modelu obsługi procesów finansowych i kadrowych w sądownictwie powszechnym poprzez konsolidację obsługi procesów na poziomie apelacyjnych Centrów Usług Wspólnych oraz doskonalenie i rozszerzenie działalności funkcjonującego już ogólnopolskiego systemu zakupów centralnych.

Uruchomienie Centrów Usług Wspólnych dla procesów finansowych i kadrowych jest przedsięwzięciem złożonym i obejmować będzie działania dotyczące: wypracowania docelowego modelu obsługi procesów finansowych i kadrowych; przygotowania modelu organizacyjnego CUW oraz modelu ich działania; modyfikacji organizacji i zasad działania sądów w obszarze zarządzania finansami i kadrami; przygotowanie odpowiednich zmian prawnych w postaci rozporządzeń i zarządzeń Ministra Sprawiedliwości; dostosowania Zintegrowanego Systemu Rachunkowości i Kadr opartego na oprogramowaniu firmy SAP AG do konsolidacji obsługi finansowej i kadrowej, a zwłaszcza rozwoju samoobsługi pracowniczej i menadżerskiej oraz automatyzacji procesów oraz nabycie odpowiedniej wiedzy przez pracowników zaangażowanych w CUW oraz pozostałych pracowników sądów.

Wykonawca usług wsparcia projektu będzie wykonywał prace w następujących działaniach:

1.       Mapowanie procesów oraz wysokopoziomowy plan wdrożenia CUW

W ramach tego działania zostaną sporządzone mapy aktualnie realizowanych procesów wraz ze wskazaniem transakcji ZSRK wspierających realizacji poszczególnych kroków procesów oraz wysokopoziomowy plan wdrożenia CUW obejmujący główne kroki wdrożenia oraz charakterystykę prac niezbędnych do wykonania wraz ze wskazaniem regulacji prawnych, które muszą być zmienione przez Ministra Sprawiedliwości.

Produktami tego działania będą: szkolenia pracowników MS oraz wybranych pracowników sądów (40 osób) z metodyki mapowania procesów, budowy architektury korporacyjnej i systemowej oraz z narzędzi informatycznych wspierających ten proces; mapy procesów w obszarze zarządzania finansami i kadrami sądów powszechnych oraz wysokopoziomowy plan wdrożenia CUW.

Zakres prac realizowanych przez Wykonawcę:

• przeszkolenie pracowników MS oraz wybranych pracowników sądów z metodyki mapowania procesów oraz narzędzia wykorzystanego do mapowania procesów;
• sporządzenie aktualnych kart i map procesów,
• sporządzenie wysokopoziomowego planu wdrożenia CUW.

2.       Opracowanie projektu CUW

Celem tego działania jest opracowanie całościowego projektu CUW obejmującego następujące elementy: model prawny CUW oraz projekty regulacji prawnych, które muszą być przygotowane w celu powołania CUW oraz dostosowujących funkcjonowanie sądów powszechnych do nowego modelu zarządzania finansami i kadrami; mapy docelowych procesów wraz z kartami docelowych procesów; plan zarządzania zmianą; plan implementacji wraz ze wskazaniem procesów objętych konsolidacją w pierwszej kolejności obejmują harmonogram wdrożenia z podziałem na etapy i fazy; projekt struktury organizacyjnej CUW; szczegółowe procedury działania CUW i standardy jakości świadczenia usług; plan szkoleń obejmujący: szkolenia dla pracowników CUW; szkolenia dla pracowników sądów w zakresie nowego przebiegu procesów finansowych i kadrowych. Dla potrzeb określenia spójnej architektury korporacyjnej, technicznej i systemowej zostanie ponadto zbudowany przy użyciu narzędzia informatycznego model, który pozwoli na powiązanie mapy procesów z architekturą korporacyjną, systemową oraz techniczną.  

Zakres prac realizowanych przez Wykonawcę:

• przygotowanie na podstawie dokumentów dostarczony oraz opracowanych przez zespół Zamawiającego poszczególnych produktów działania:
• model prawny funkcjonowania CUW;
• karty docelowych procesów i mapa docelowych procesów;
• plan zarządzania zmianą;
• plan implementacji wraz ze wskazaniem procesów objętych konsolidacją w pierwszej kolejności;
• projekt organizacji;
• szczegółowe procedury działania i standardów jakości;
• plan szkoleń;
• projekt struktury;
• projekt architektury technicznej i systemowej.
   

3.       Konsolidacja wybranych procesów finansowych i kadrowych

Celem tego działania jest konsolidacji obsługi wybranych procesów finansowych i kadrowych (określonych podczas działania 5) na szczeblu sądów apelacyjnych. Produktami tego działania będą: zmodyfikowany ZSRK dla potrzeb konsolidacji wybranych procesów finansowych i kadrowych; szczegółowe procedury i instrukcje; powołanie struktury organizacyjnej do obsługi skonsolidowanych procesów finansowych i kadrowych oraz szkolenia pracowników sądów (dwudniowe szkolenia dla 1100 pracowników sądów - 100 osób x 11 apelacji).  

Zakres prac realizowanych przez Wykonawcę:

• wsparcie w zakresie modyfikacji ZSRK dla potrzeb konsolidacji wybranych procesów finansowych;
• przygotowanie projektu struktury organizacyjnej do obsługi skonsolidowanych procesów finansowych;
• przeszkolenie pracowników sądów.  
   

4.       Budowa CUW w jednej apelacji

Celem tego działania jest przygotowanie uruchomienia CUW zajmującego się obsługą finansową i kadrową sądów jednej apelacji. Produktami tego działania będą: zmodyfikowany ZSRK dla potrzeb uruchomienia CUW; przygotowanie CUW w wybranej apelacji; szczegółowy plan wdrożenia; pięciodniowe szkolenia pracowników CUW wybranej apelacji (szkolenia dla 120 pracowników),  dwudniowe szkolenia pracowników sądów (1000 pracowników sądów wybranej apelacji)  oraz szczegółowe procedury i instrukcje dla wybranej apelacji.

Zakres prac realizowanych przez Wykonawcę:

• realizacja prac dotyczących modyfikacji ZSRK,
• wsparcie w zakresie wdrożenia CUW;
• przeprowadzenie szkoleń pracowników CUW wybranej apelacji,
• przeprowadzenie szkoleń stacjonarnych pracowników sądów
• opracowanie szczegółowych procedur i instrukcji dla wybranej apelacji.

5.       Wdrożenie pilotażowe CUW

Celem tego działania jest uruchomienie jednego CUW, wsparcie jego funkcjonowania przez jeden rok (50 osobodni miesięcznie), monitorowanie działania CUW oraz identyfikacja ograniczeń i wad w funkcjonowaniu CUW, a także ich usuwanie. W rezultacie prowadzonych prac nastąpi opracowanie ostatecznego modelu CUW, który będzie wdrażany w pozostałych apelacjach.

Produktem tego działania będzie ostateczny model CUW, raport ze wsparcia funkcjonowania CUW.

Zakres prac realizowanych przez Wykonawcę:

• wsparcie zewnętrzne funkcjonowania CUW

6.       Przygotowanie uruchomienia 10 CUW

Celem tego działania jest przygotowanie uruchomienia CUW we wszystkich apelacjach obejmującego: przygotowanie ZSRK do obsługi procesów finansowych i kadrowych przez CUW, przygotowanie struktury organizacyjnej; powołanie 10 CUW; przeszkolenie wybranych pracowników sądów (użytkownicy kluczowi) w zakresie nowego modelu obsługi procesów finansowych i kadrowych; przeszkolenie pracowników sądów w formie e-szkoleń w zakresie nowego modelu obsługi procesów finansowych i kadrowych; przygotowanie szczegółowych procedur i instytucji działania CUW.

Produktami tego działania będą: zmodyfikowany ZSRK dla potrzeb uruchomienia CUW szczegółowy plan wdrożenia; szkolenia, materiały e-learningowe i szkolenia pozostałych pracowników sądów oraz szczegółowe procedury i instrukcje

Zakres prac realizowanych przez Wykonawcę:

• przeprowadzenie szkoleń,
• wsparcie w przygotowaniu procedur i instrukcji.

7.       Uruchomienie 10 CUW

Celem tego działania jest uruchomienie dziesięciu CUW oraz wsparcie wewnętrzne (realizowane przez pracowników MS oraz sądów) i rozszerzone wsparcie zewnętrzne ich funkcjonowania przez trzy miesiące (300 osobodni miesięcznie).

Produktami tego działania będą:  system wsparcia funkcjonowania CUW obejmujący infolinię obsługiwaną przez 15 konsultantów zewnętrznych wraz z możliwością przejęcia ekranów użytkowników końcowych oraz wsparcie wewnętrzne,

Zakres prac realizowanych przez Wykonawcę:

• rozszerzone wsparcie w zakresie wdrożenia.

8.       Wsparcie działania CUW

Celem tego działania jest wsparcie wewnętrzne (realizowane przez pracowników MS oraz sądów) funkcjonowania CUW oraz wsparcie zewnętrzne ich funkcjonowania przez dziewięć miesięcy (100 osobodni miesięcznie).

Produktami tego działania będą: system wsparcia funkcjonowania CUW obejmujący infolinię obsługiwaną przez 15 konsultantów zewnętrznych wraz z możliwością przejęcia ekranów użytkowników końcowych oraz wsparcie wewnętrzne.

Zakres prac realizowanych przez Wykonawcę:

• system wsparcia funkcjonowania CUW obejmujący infolinię obsługiwaną przez 15 konsultantów zewnętrznych

Zapraszający, w toku dialogu zamierza pozyskać wiedzę w zakresie:

• optymalnego sposobu sformułowania wymagań wobec Wykonawcy oraz zapisów opisu przedmiotu zamówienia,
• kompetencji Wykonawcy koniecznych dla realizacji Zamówienia
• oczekiwanych kompetencji po stronie Zamawiającego
• innych istotnych elementów opisu przedmiotu zamówienia
• szacunkowej  wartości przedmiotu zamówienia

Zapraszający oczekuje, iż Uczestnik przedstawi, wykorzystując standardy oraz najlepsze praktyki,  plan realizacji Zamówienia. W tym celu Zapraszający skieruje do podmiotów, które spełnią warunki udziału w dialogu:

• wstępny Opis Przedmiotu Zamówienia,
• formularz zawierający do 20 szczegółowych pytań, na których odpowiedzi winien udzielić Uczestnik przed spotkaniem;
• formularz szacowania wartości zamówienia – do wypełnienia przez Uczestnika do dnia spotkania.

Spotkania z uczestnikami dialogu odbywać się będą do dnia 31 lipca 2015 r.

4. Zasady prowadzenia dialogu technicznego

1. Niniejszy dialog techniczny prowadzony jest w oparciu o przepisy art. 31a -31c ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.)

2. Szczegółowe zasady prowadzenia postępowania określone zostały w Regulaminie prowadzenia dialogu (Załącznik nr 1 do ogłoszenia)

3. Dialog techniczny jest prowadzony w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie potencjalnych podmiotów w nim uczestniczących oraz oferowanych przez nich rozwiązań. Dialog ma na celu pozyskanie informacji do przygotowania opisu przedmiotu zamówienia w zakresie wystarczającym dla wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Zamawiający zastrzega sobie możliwość przeprowadzenia dialogu z podmiotami, które zostaną wybrane na podstawie ustalonych kryteriów. Dialog techniczny prowadzony będzie oddzielnie z każdym z podmiotów w terminach określonych przez DB.

4. Zapraszający sporządzi z dialogu pisemny protokół. Zapraszający zastrzega sobie możliwość rejestracji audiowizualnej przebiegu dialogu.

5. Pożądany przez Zapraszającego termin zakończenia dialogu technicznego to 30 dni roboczych od dnia ogłoszenia o jego rozpoczęciu. Termin prowadzenia dialogu technicznego może ulec wydłużeniu w przypadku nie osiągnięcia celów określonych w przedmiocie dialogu technicznego. O fakcie przedłużenia terminu zostaną powiadomione podmioty uczestniczące w dialogu technicznym.

6. Podmioty zainteresowane dialogiem otrzymają zaproszenie do udziału w dialogu z co najmniej trzydniowym wyprzedzeniem. Za udział w dialogu technicznym podmioty w nim uczestniczące nie otrzymują wynagrodzenia.  O zakończeniu dialogu DB niezwłocznie informuje uczestniczące w nim podmioty. Dialog prowadzony będzie w języku polskim. Do dokumentów przedstawianych w innych językach powinno być załączone tłumaczenie na język polski podpisane przez podmiot uczestniczący w dialogu.

7. Poprzez udział w dialogu technicznym podmioty w nim uczestniczące udzielają bezwarunkowej zgody na wykorzystanie przekazywanych informacji na potrzeby przygotowania specyfikacji istotnych warunków zamówienia, a w szczególności opisu przedmiotu zamówienia.

8. Niniejsze ogłoszenie nie stanowi zaproszenia do złożenia oferty w rozumieniu przepisu art. 66 Kodeksu cywilnego, ani nie jest ogłoszeniem o zamówieniu w rozumieniu przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, w szczególności w trybie dialogu konkurencyjnego.

9. Niniejsze ogłoszenie nie jest również ogłoszeniem postępowania na wybór partnera prywatnego w rozumieniu Ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym, ani na wybór koncesjonariusza w rozumieniu Ustawy o koncesji na roboty budowlane lub usługi.

10. Udział w dialogu technicznym nie jest warunkiem ubiegania się w przyszłości o jakiekolwiek zamówienie publiczne.

6. Wskazanie miejsca i terminu składania wniosków o dopuszczenie do dialogu technicznego

Wnioski o dopuszczenie do dialogu technicznego można składać:

(1)    w formie skanów, drogą elektroniczną na adres: Golynska@ms.gov.pl lub

(2)    osobiście w siedzibie DB, Al. Ujazdowskie 11, pok. 146 z adnotacją: dialog techniczny na wsparcie CUW;

(3)    Termin składania wniosków: do dnia 8 czerwca 2015 r., do godz. 14:00.

7. Warunki udziału w dialogu technicznym

1. Podmioty zainteresowane udziałem w dialogu technicznym składają wniosek o dopuszczenie do dialogu technicznego.

2. Wzór wniosku o dopuszczenie do dialogu technicznego stanowi załącznik nr 2 do ogłoszenia

3. Podmioty, które są zainteresowane udziałem w dialogu technicznego, zobowiązane są do przedłożenia:

   • aktualnego (wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed terminem składania wniosków o udział w dialogu technicznym) odpisu z właściwego rejestru lub centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej,

   • w przypadku, w którym w imieniu podmiotu działa przedstawiciel, którego upoważnienie do reprezentacji nie wynika bezpośrednio z przedstawionego odpisu, przedstawiciel jest zobowiązany do przedłożenia, przed przystąpieniem do dialogu, stosownego oryginału pełnomocnictwa. Podpisy mocodawcy muszą zostać złożone przez osoby uprawnione do składania oświadczeń woli wymienione we właściwym rejestrze lub wpisie do ewidencji działalności gospodarczej. Dokument pełnomocnictwa należy przedstawić w formie oryginału lub kopii potwierdzonej za zgodność przez notariusza.

4. Wszelka korespondencja będzie prowadzona wyłącznie z podmiotem występującym jako pełnomocnik.

5. Wniosek o dopuszczenie do dialogu technicznego bezwzględnie winien zawierać następujące dane: nazwę/imię i nazwisko zainteresowanego podmiotu, adres jego siedziby, wskazanym jest także podanie adresu e-mail zainteresowanego podmiotu, a także numeru telefonu i faksu.

6. Wniosek winien zostać sporządzony w formie pisemnej, w języku polskim. Do wniosku należy dołączyć dokumenty potwierdzające, że osoba (osoby) podpisująca wniosek jest upoważniona do reprezentowania zainteresowanego podmiotu. Dopuszcza się składanie wniosków oraz załączników w formie skanów oryginałów dokumentów.

Pliki

Wniosek o dopuszczenie do udziału w dialogu (liczba pobrań: 1428)

Regulamin dialogu technicznego (liczba pobrań: 1586)