Ministerstwo Sprawiedliwości zaprasza do wzięcia udziału w dialogu technicznym poprzedzającym wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego pt. „Zapewnienie bieżącej obsługi medialnej Funduszu Sprawiedliwości”

1.     Zaproszenie do dialogu technicznego oraz cel i przedmiot dialogu technicznego

Ministerstwo Sprawiedliwości działając na postawie art. 31a – 31c ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (DZ. U. z 2017 r. poz. 1579 z zm.) zwanej dalej „ustawą”, zaprasza do wzięcia udziału w dialogu technicznym poprzedzającym wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego  pt. „Zapewnienie bieżącej obsługi medialnej Funduszu Sprawiedliwości”. Celem niniejszego dialogu technicznego są konsultacje z podmiotami profesjonalnie świadczącymi usługi w zakresie obsługi medialnej oraz uzyskanie wiedzy, która może być przydatna do przygotowania opisu przedmiotu zamówienia, oszacowania wartości przedmiotu zamówienia, przygotowania specyfikacji istotnych warunków zamówienia
i umowy.

Przedmiotem zamówienia będzie bieżąca obsługa medialna Funduszu Sprawiedliwości,
w szczególności podczas wydarzeń i konferencji organizowanych ze środków Funduszu Sprawiedliwości oraz  wydarzeń w których biorą udział przedstawiciele Ministerstwa Sprawiedliwości, w związku z realizacją zadań w ramach Funduszu Sprawiedliwości.

Obsługa medialna Funduszu Sprawiedliwości świadczona będzie na podstawie umowy ramowej obejmującej między innymi takie zadania jak:

a)     Zorganizowanie i przeprowadzenie wywiadów

b)     Zorganizowanie i poprowadzenie debaty/debat na wskazany temat związany
z działalnością Funduszu Sprawiedliwości

c)      Transmitowanie debaty/debat w Internecie

d)     Przygotowanie i publikacja materiałów prasowych w prasie i Internecie oraz wybranych serwisach tematycznych

e)      Reakcja na sytuacje kryzysowe PR

Przedmiotem dialogu będzie w szczególności:

a)     zagadnienia prawne, funkcjonalne, wykonawcze, organizacyjne, handlowe, ekonomiczne oraz logistyczne, związane z realizacją zamówienia,

b)     zagadnienia związane z ustaleniem warunków udziału w postępowaniu oraz kryteriów oceny ofert

c)      zebranie informacji pozwalających na oszacowanie wartości zamówienia,

d)     zebranie informacji służących do opracowania dokumentacji zamówienia, w szczególności: opisu przedmiotu zamówienia oraz specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

Przedmiotem dialogu będą następujące zagadnienia:

a)     Rekomendacje w zakresie opracowania strategii dotyczącej obsługi medialnej Funduszu Sprawiedliwości

b)     Dobór mediów/narzędzi pod kątem optymalizacji realizacji zadań związanych
z bieżącą obsługą medialną Funduszu Sprawiedliwości

c)      Rekomendacje dotyczące zakresu i sposobu reakcji na ewentualne kryzysy PR,
w szczególności rekomendacje dotyczące proponowanych narzędzi i sposobów komunikacji oraz rodzaju podejmowanych działań.

d)     Określenie zakresu działań PR oraz ich formy - doboru odpowiednich narzędzi

Nazwa i adres zamawiającego:

Ministerstwo Sprawiedliwości

al. Ujazdowskie 11

00-567 Warszawa (godziny pracy  8:15 – 16:15).

2.     Przystąpienie do dialogu technicznego

1.      Uczestnikiem dialogu technicznego może być każdy podmiot, który złoży wniosek o dopuszczenie do udziału w dialogu.

2.      Zgłoszenia składa się poprzez wypełnienie wniosku o dopuszczenie do dialogu
i przesłanie go za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres katarzyna.witczak@ms.gov.pl, z dopiskiem w tytule maila  „Dialog techniczny- Obsługa medialna Funduszu Sprawiedliwości”.

3.      Termin składania zgłoszeń upływa w dniu 07.01.2019 r.

4.      Podmioty, które są zainteresowane udziałem w dialogu technicznym,
w przypadku, w którym w imieniu podmiotu działa przedstawiciel, którego upoważnienie do reprezentacji nie wynika bezpośrednio z dokumentów rejestrowych, zobowiązane są do przedłożenia  stosownego pełnomocnictwa
w momencie składania wniosku o dopuszczenie do dialogu.

5.      Złożenie wniosku przez podmiot ubiegający się o udział w dialogu technicznym oznacza akceptację treści ogłoszenia.

6.      Zamawiający nie jest zobowiązany dopuścić do dialogu podmiotów, które złożą zgłoszenie do udziału w dialogu po wyznaczonym terminie. Zamawiający zastrzega możliwość przeprowadzenia dialogu technicznego również
z zainteresowanymi, którzy wolę przystąpienia do dialogu technicznego wyrażą po upływie terminu wskazanego w ust. 3.

7.      Zamawiający zastrzega, że przeprowadzi dialog z wybranymi podmiotami,
w szczególności z podmiotami, które posiadają doświadczenie w  obsłudze medialnej podmiotów lub wydarzeń.

8.      Zamawiający zastrzega, że nie ma obowiązku zaproszenia do dialogu wszystkich podmiotów, które dokonały zgłoszenia.

9.      Udział w dialogu technicznym nie jest warunkiem ubiegania się w przyszłości o jakiekolwiek zamówienie publiczne.

10.  Wszelkie pytania i wątpliwości dotyczące procedury Dialogu Technicznego należy  kierować na adres e-mail: katarzyna.witczak@ms.gov.pl.

3.     Zasady prowadzenia dialogu technicznego

1.      Uczestnik ma prawo do rezygnacji z dialogu na każdym jego etapie.

2.      Zamawiający może w każdej chwili zrezygnować z prowadzenia dialogu bądź prowadzenia dialogu z wybranym uczestnikiem, jeżeli uzna, że przekazywane przez niego informacje nie są przydatne do osiągnięcia celu dialogu.

3.      W trakcie dialogu zamawiający może korzystać z pomocy biegłych i doradców, (podmiotów trzecich) dysponujących wiedzą specjalistyczną, niezbędną do przeprowadzenia dialogu.

4.      Przewidywany termin zakończenia dialogu to 21.01.2019 r. Zamawiający może zdecydować o przedłużeniu bądź skróceniu czasu prowadzenia dialogu, bez podania przyczyny.

5.      Koszty związane z uczestnictwem w dialogu ponoszą uczestnicy. Koszty uczestnictwa w dialogu nie podlegają zwrotowi przez zamawiającego, nawet wówczas, gdy pomimo przeprowadzonego dialogu nie zostanie wszczęte postępowanie ani udzielone jakiekolwiek zamówienie.

6.      Uczestnicy nie otrzymują wynagrodzenia od zamawiającego z tytułu uczestnictwa w dialogu.

7.      Poprzez udział w dialogu technicznym podmioty uczestniczące udzielają bezwarunkowej zgody na wykorzystanie przez zamawiającego przekazywanych informacji, stanowiących przedmiot praw autorskich. Powyższa zgoda jest zezwoleniem na rozporządzanie i korzystanie z tych informacji oraz wykonywanie w stosunku do nich autorskich praw zależnych, jak również stanowi zapewnienie ze strony uczestnika dialogu technicznego, że wykorzystanie informacji lub ich fragmentów przez zamawiającego nie będzie naruszało praw osób trzecich. Zgoda na wykorzystanie informacji lub ich części, jak i wykonywanie w stosunku do nich autorskich praw zależnych oraz pozyskanie informacji ma charakter nieodpłatny i obejmuje również zgodę na wykorzystanie informacji na potrzeby realizacji przepisów o dostępie do informacji publicznej.

8.      Zamawiający ma prawo wykorzystać wszystkie informacje przekazywane przez uczestnika zamawiającemu w czasie prowadzonego dialogu do sporządzenia dokumentacji związanej z  zamówieniem, w tym w szczególności do opracowania opisu przedmiotu zamówienia, specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz istotnych postanowień umownych zamówienia.

9.      Zamawiający nie ujawni informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa
w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeżeli podmiot uczestniczący w dialogu, nie później niż przed przekazaniem informacji zastrzegł, że przekazywane konkretnie wskazane informacje nie mogą być udostępniane innym podmiotom.

10.  Dialog będzie prowadzony w formie spotkań z każdym z uczestnikiem lub grupą uczestników. Dopuszcza się  wymianę informacji w postaci korespondencji elektronicznej.

11.  Dialog techniczny w formie spotkań prowadzony będzie w Warszawie, w budynku zamawiającego: Ministerstwo Sprawiedliwości ul. Chopina 1 lub al. Ujazdowskie 11.

12.  Termin dialogu technicznego w formie spotkań będzie każdorazowo uzgadniany z poszczególnymi uczestnikami.

13.  Zamawiający nie ma obowiązku udzielania odpowiedzi na pisemne pytania uczestników w ramach prowadzonego dialogu.

14.  Dialog techniczny jest prowadzony w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równego traktowania podmiotów w nim uczestniczących oraz oferowanych przez nich rozwiązań. Czynności związane z przygotowaniem oraz przeprowadzeniem dialogu technicznego wykonują osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm.

5. Kontakt

1. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje zamawiający i uczestniczy przekazują drogą elektroniczną.

2. Wszelka korespondencja powinna być kierowana na adres e-mail: katarzyna.witczak@ms.gov.pl.

6.     Wyniki dialogu technicznego

1.      O zakończeniu dialogu zamawiający niezwłocznie poinformuje umieszczając informację na swojej stronie internetowej.

2.      Z przeprowadzenia dialogu sporządza się protokół.

3.      Korespondencja, protokoły, pisma, opracowania, opinie i wszelkie inne dokumenty związane z dialogiem pozostają w dyspozycji zamawiającego i nie podlegają zwrotowi po zakończeniu dialogu.

7. Załączniki

1.      Formularz wniosku o dopuszczenie do udziału w dialogu technicznym.

Pliki

zalacznik-nr-1_-wniosek-o-dopuszczenie-dt---obsluga-medialna.docx (liczba pobrań: 622)